Licenciado pela Faculdade de Medicina Dentária da Universidade do Porto, em 1986, Laredo de Sousa iniciou desde logo a sua atividade profissional em consultório próprio até aos dias de hoje. Contudo, desde 2010, que exerce a profissão em horário mais reduzido devido às funções que desempenha como diretor executivo na Ordem dos Médicos Dentistas (OMD).
É membro do Conselho Diretivo e tesoureiro da OMD desde primeira eleição do atual Bastonário. A convite do próprio, e para sua surpresa, foi com muita honra e alguma indecisão que aceitou. Não estava nos seus horizontes envolver-se no dirigismo associativo, mas o entusiasmo e a mais-valia do projeto apresentado fizeram-no reconsiderar. No final a amizade falou mais alto.
ROMD – É diretor executivo da OMD desde janeiro de 2010. Quais são as principais áreas de intervenção deste cargo?
LS – A necessidade de um diretor executivo numa associação profissional de pequena/média dimensão, como a OMD, pressupõe que este tenha um conhecimento transversal e alargado de todas as áreas da estrutura. Quanto menor for a organização mais diretamente envolvido estará o diretor executivo, no seu dia-a-dia, nas diversas funções de cada departamento.
Gerindo e supervisionando com rigor e eficiência os recursos, otimizando os meios e adotando medidas que permitam simplificar, acelerar procedimentos e promover a aproximação aos associados. Desenvolvendo ideias novas e originais, com o objetivo de melhorar as operações e funcionamento da organização, aumentando assim a eficiência dos processos e dos colaboradores.
O Conselho Diretivo (CD) tem a responsabilidade institucional estatutária de adotar as decisões necessárias para a prossecução das atividades regulatórias da OMD. Como diretor executivo, estou envolvido na implementação das decisões operacionais do dia-a-dia, decorrentes das orientações do bastonário e do Conselho Diretivo, em particular, e de outros órgãos sociais, em geral.
As minhas funções desenvolvem-se, portanto, sob orientação do bastonário e presidente do CD, naturalmente também do Conselho Diretivo, sendo uma das principais atribuições assegurar a adequada ligação entre os referidos órgãos e os colaboradores da instituição. Normalmente, sou o responsável pela transmissão das orientações e decisões daqueles órgãos e zelo pela sua implementação.
As áreas de intervenção e responsabilidades inerentes são muitas e diversificadas, e vão desde a organização interna e a gestão dos recursos humanos, passando pela operacionalidade de toda a infraestrutura informática da OMD.
A contabilidade, a gestão e análise financeira, a aquisição de bens e serviços e a gestão de imóveis da OMD são, de igual forma, funções que desempenho.
Também a gestão corrente das diversas contas da OMD e de todos os processos inerentes à relação com os bancos, assim como o acompanhamento da carteira de seguros da OMD, por exemplo, com a Ageas, nomeadamente o seguro de responsabilidade civil profissional, fazem parte das tarefas diárias.
Todos os outros projetos realizados ao longo do ano pela OMD requerem sempre a minha coordenação e participação.
O facto de ser médico dentista é uma mais-valia no desempenho destas funções, na medida em que existem muitas matérias, com especificidade própria, ligadas à área da medicina dentária. Por outro lado, o facto de manifestar, desde sempre, um interesse especial pela gestão e contabilidade, fruto da minha atividade como médico dentista, nos diversos projetos que abracei durante a minha vida profissional, proporcionaram-me uma aptidão e visão, alargada e particular, para o exercício desta função.
ROMD – Fale-nos dos principais desafios que se lhe colocaram em termos de gestão e das mudanças organizacionais que foram implementadas.
LS – Os desafios que iria encontrar eram conhecidos e previsíveis pois, durante os anos anteriores como tesoureiro, o meu envolvimento no dia-a-dia da Ordem era bastante mais abrangente do que as funções específicas expectáveis como tesoureiro e membro do Conselho Diretivo.
No entanto, a realidade encarregou-se de evidenciar novos reptos e exponenciar as expectativas criadas. O âmbito e a amplitude das funções ultrapassaram e estenderam-se muito para além do inicialmente antecipado. Houve necessidade de desenvolver e adquirir competências para lidar com as múltiplas tarefas e áreas organizacionais. Entre outras, saliento os recursos humanos e as novas ferramentas de apoio à gestão.
Diria que a gestão das pessoas é a tarefa mais difícil, delicada e desafiante. Estas são consideradas o maior ativo que uma organização pode ter. Nesse sentido, o desenvolvimento do potencial humano e a sua gestão eficiente alavancam a evolução e o aperfeiçoamento da própria organização.
Em qualquer organização, um dos principais desafios da administração de recursos humanos é lidar com as resistências intrínsecas dos colaboradores à incorporação de ferramentas de gestão mais eficientes. Em geral, implica o início de um processo de mudança cultural e de revisão dos valores que sustentam a organização. Percebe-se que se trata de um processo delicado, uma vez que exige um alto nível de compartilhamento das tarefas, um predomínio de objetivos coletivos e uma motivação intrínseca dos trabalhadores com a identidade da OMD na definição dos propósitos internos, reforçando, assim, a imagem junto dos seus associados.
Ao nível do apoio à gestão introduziram-se e desenvolveram-se novas ferramentas: – O ERP Microsoft Navision que é a aplicação informática nevrálgica e imprescindível na gestão financeira e contabilística, do congresso e da formação contínua, na interligação com a página eletrónica da Ordem) e, ainda, na interação com os associados. – A página eletrónica, com um sem número de funcionalidades, que permitem uma interação permanente e diversificada com a Ordem. No primeiro semestre de 2018, teremos a nova página, mais apelativa, dinâmica, moderna e “responsiva” aos dispositivos móveis, com um alargado leque de funções. – A digitalização de mais de 10 mil processos individuais dos associados. – A gestão documental introduzida em 2015 permitirá, a médio prazo, a total desmaterialização dos documentos.
ROMD – Na sua opinião, quais são os pontos positivos e necessidades com que se depara no exercício das suas funções?
LS – Relativamente aos pontos positivos podemos abordar esta questão sob dois prismas: o pessoal e o profissional. Ao desempenhar funções distintas daquelas que durante 25 anos vivi no consultório, sou colocado perante um enorme desafio e também um estímulo, mas sobretudo uma grande responsabilidade.
Permitiu-me “sair” do ambiente fechado do consultório e trabalhar com e numa equipa alargada, contactar e interagir com pessoas e entidades bastante diferentes e diferenciadas, desenvolver o meu interesse e saber por áreas tão diversas como os recursos humanos, a informática ou a gestão financeira/contabilidade. Não esquecendo os conhecimentos próprios da medicina dentária que são fundamentais para a perceção da organização, seus valores e missão, além do contacto com os colegas.
As necessidades são decorrentes das áreas de intervenção que fui enunciando ao longo desta conversa e dos tempos em que vivemos. A globalização, as tecnologias de informação, a rapidez na tomada de decisão entre outros fatores, são incontestáveis na atual vida das instituições, encontrando-se estas em constante transformação.
Os desafios hoje são diferentes, os associados mais informados e exigentes, as tecnologias cada vez mais presentes e em permanente evolução, o que exige a modificação das empresas, da gestão, do gestor e principalmente das pessoas. Para enfrentar os novos desafios, os gestores têm não só a obrigação de conhecer o seu papel e função, como necessitam estar dotados de competências para os desempenhar. Para alcançar ou manter o nível de desempenho, é necessário que os gestores reestruturem ou repensem a maneira de gerir as pessoas e as empresas.
Para concluir, diria que o novo tipo de gestão implica novos hábitos de trabalho, novas competências e um maior envolvimento dos intervenientes.
ROMD – Como concilia os cargos de diretor executivo e de tesoureiro da OMD?
LS – As funções estão perfeitamente definidas não havendo dúvidas sobre o papel a desempenhar por cada um. Admito que no plano financeiro poderão existir áreas de sobreposição, mas que apenas se colocariam se os cargos fossem desempenhados por pessoas distintas. Na fórmula atual a questão não se coloca. A dificuldade é mesmo a imensidão das tarefas a desempenhar como direção executiva, que exigem uma dedicação e acompanhamento permanentes.
ROMD – Como Tesoureiro da OMD, eleito pelos seus pares do Conselho Diretivo, quais são as prioridades definidas para este mandato?
LS – As prioridades no que respeita à tesouraria/gestão financeira têm-se mantido inalteradas desde o primeiro dia. Assenta numa filosofia de gestão eficiente, rigorosa, transparente, da qual não nos afastamos, e numa liderança responsável na prossecução dos objetivos delineados para o mandato e consubstanciado no plano de atividades anual.
Assim, quer o orçamento, quer o relatório e contas, anuais, plasmam as premissas enunciadas, contribuindo e fornecendo informação fundamental para a análise dos associados, bem como para o planeamento das atividades, tomadas de decisão e gestão dos recursos existentes. Esforçamo-nos e temos conseguido a sustentabilidade per si das atividades correntes e do congresso, garantindo o equilíbrio financeiro da Ordem e resultados positivos significativos.
ROMD – Quais as funções do cargo de tesoureiro e como se articula com o Conselho Fiscal?
LS – A articulação com o Conselho Fiscal rege-se pelo respeito das competências estatutárias de cada órgão, pela independência e pela colaboração mútua e empenhada, sempre com o objetivo primeiro da transparência e melhoria nos processos.
As recomendações recebidas têm tido total acolhimento pelo presidente e membros do CD e são um contributo valioso. Só assim poderemos melhorar a qualidade da informação disponibilizada aos associados, através do orçamento anual e Relatório e Contas.
O tesoureiro é responsável por planear, organizar, dirigir e controlar os serviços da tesouraria, relacionando-se assim com toda a área financeira, contabilística e administrativa. Acompanha mensalmente a execução orçamental, zelando e assegurando a concretização das orientações financeiras definidas, dando cumprimento às metas estabelecidas no orçamento anual.
Analisa os mapas financeiros e contabilísticos fornecidos pelo diretor executivo, pela empresa Delloite (assessoria contabilística) e pelo departamento administrativo, e efetua o respetivo reporte mensal ao CD. Elabora propostas devidamente fundamentadas que visem a melhoria do funcionamento da tesouraria, buscando continuamente a simplificação em todos os processos de pagamento e recebimento. Constrói o orçamento anual, por delegação do bastonário, seguindo as orientações transmitidas, e colabora na preparação das demonstrações financeiras de fecho de ano.
Cabe-lhe também apresentar, por delegação do Conselho Diretivo, o orçamento e Relatório e Contas ao Conselho Diretivo e ao Conselho Geral.
Presta, ainda, todos os esclarecimentos solicitados pelo Conselho Fiscal relativamente aos balancetes trimestrais, ao fecho de contas anual e ao orçamento.
ROMD – Como classificaria a saúde em termos financeiros da OMD?
LS – Os resultados obtidos, ano após ano, são excelentes. As ordens profissionais, não tendo como objetivo o lucro, têm o dever, como qualquer outra organização, de efetuar uma gestão rigorosa, equilibrada e sustentável no tempo. É o que temos procurado ao longo dos anos, e posso mesmo afirmar que com sucesso, como demonstram os resultados obtidos nos últimos 15 anos.
Analisando historicamente os Relatórios e Contas, podemos verificar que as atividades correntes e “extraordinárias” (congresso e formação contínua) apresentam uma melhoria constante dos seus resultados, o que assegura uma autonomia financeira duradoura desde que este rumo seja mantido. Ambas, por si só, apresentam um resultado positivo, não estando as atividades gerais dependentes dos proveitos do congresso.
Tudo isto, com o valor das quotas inalterado há 26 anos e o valor da inscrição no congresso a ser reduzido nos últimos anos. Diríamos que encontramos o equilíbrio para a realização das atribuições estatutárias da OMD com os recursos financeiros disponíveis.
ROMD – Como consegue gerir a sua atividade profissional enquanto médico dentista com as funções que desempenha OMD?
LS – Com alguma dificuldade. O cargo de diretor executivo exige uma dedicação constante e normalmente o consultório é quem sofre. O tempo que dedico a ambas peca por escasso. Diria que a convivência entre as duas atividades é mais tranquila nos três dias em que me encontro nas instalações da Ordem.
Em contraponto, quando estou no consultório o desassossego é maior, pois tenho necessidade de assegurar que determinadas respostas a emails e decisões são efetuadas atempadamente. Alguns telefonemas e a consulta regular do correio eletrónico são frequentes nesse período.
A formação profissional exige um esforço adicional, principalmente nos meus tempos livres, pois não se cingem apenas à área da medicina dentária. Há dossiers e matérias da OMD para as quais também necessito de preparar-me e atualizar-me.
Apesar das vicissitudes enunciadas, poderei afirmar que dou conta do “recado”, com um grande empenho, entusiasmo e dedicação, mesmo com exigências crescentes e de maior complexidade.
Por último, deixo uma palavra para os colaboradores da OMD, um património humano de alto gabarito. São o coração da nossa Ordem.
Entrevista originalmente publicada na Revista da OMD nº 35, de outubro de 2017.